In een weggever van iemand anders, las ik ooit ‘Asana zorgt dat jij al je deadlines gaat halen én af gaat krijgen’. Huh, wat?? Is Asana een robot die mijn werk doet?? Toen wist ik meteen weer waarom ik een systeem als Notion heel fijn vindt, maar ook niet te veel waarde aan hecht. Want waar Asana je deadlines niet haalt, doet Notion dat ook niet.
Voor mij zijn er drie factoren belangrijk, namelijk: proces, systeem en gedrag. Als je deze drie goed uitwerkt, krijg je het resultaat waar jij naar op zoek bent. Daarom: Notion alleen is niet de oplossing.
Processen
Misschien denk je nu bij het woord processen ‘dat is veel te zwaar, die heb ik als zzp-er helemaal niet’. Als we zeggen dat iedere opeenstapeling van activiteiten die bij elkaar horen een proces zijn, hoe zie je het dan? Vanaf dat iemand contact met je opneemt tot het starten van een opdracht (of niet, helaas) is allemaal onderdeel van je salesproces. Je krijgt een idee voor een nieuwe dienst, je gaat acties bedenken om de nieuwe dienst te lanceren, je gaat het inhoudelijk uitdenken en alles op je website zetten. Het is een proces.
Wat nou als je minder aan die processen denkt? Dan bestaat de kans dat de informatie die je vanuit activiteit 1 nodig hebt voor activiteit 2 niet op de juiste plek opgeslagen hebt.
Laat ik een voorbeeld noemen en je salesproces aanhouden. Als jij veel offertes voor klanten maakt, heb je vast wel een basis tekst die je aanpast per keer, maar je gaat het wiel niet drie keer uitvinden, toch? Als je vanuit het proces er naar kijkt, zorg dan dat die standaard tekst op de plek terug komt als je een offerte gaat maken. Niet dat je dan nog eens het bestand ergens op je computer moet gaan zoeken. Dat is zonde van je tijd.
Systemen
Met systemen gaat het over systemen in de brede zin. Een systeem op zich zelf, maar ook systematisch werken. Je hebt ook iemand in je netwerk die standaard te laat is (of je bent het stiekem zelf!). Ik had in mijn studententijd zo’n vriendin. Ze baalde er zelf van. Toen we in gesprek gingen was haar argument ‘ja, maar ik ben altijd mijn sleutels kwijt en mijn vader heeft dat ook’. Dus… dat betekent niet dat er niets aan te doen is. Systematisch werken betekent ook je sleutels thuis steeds op dezelfde plek opbergen. Oké en op tijd vertrekken, maar dat ligt meer in de factor gedrag. Daar kom ik zo op.
Een klant van mij had al langer een abonnement lopen bij Kajabi. Ze deed er nog niets mee, maar wel met het idee om een online training te gaan maken. Iemand had haar aangeraden het aan te houden, ‘want Kajabi is wel echt heel goed’. Zonder in kaart te brengen wat je precies wil, kun je nooit zo stellen dat een systeem de beste is voor wat jij nodig hebt. In de praktijk zijn er natuurlijk nog veel meer systemen dan Kajabi.
Ander voorbeeld, een klant wilde per se de verjaardagen van haar klanten in Notion. Kan ik regelen, geen enkel probleem. Maar ik vraag wel eerst even door waarom ze het zo graag wil. “Zodat ik dan een e-mail kan sturen met een kortingscode”, was haar reactie. Omdat ik wist dat ze al werkte met Active Campaign en het daar automatisch mee kan en je met Notion helemaal niet kan mailen, heb ik haar overtuigd om die gegevens niet dubbel te gaan registreren, maar goed in Active Campaign in te richten. Ook dat is soms een keuze.
Het belangrijkste is dat je systemen die jij hebt, zo inricht dat het voor jou werkt. Dat het dus ook aansluit bij jouw processen en jouw gedrag.
Gedrag
Misschien nog wel de belangrijkste, jij zelf! Al heb jij je processen nog zo goed in kaart, je hebt Notion of een ander systeem fantastisch ingericht. Volledig op jouw wensen. Al je acties die je moet doen, maar je opent het niet … en gaat allerlei andere dingen doen. Wel fijn dat je in Notion precies ziet welke offertes nog uitstaan en waar je op een reactie wacht. Maar als je ze vervolgens niet ook daadwerkelijk opvolgt… tja, dan gebeurt er nog steeds helemaal niets.
Tijdens een kennismaking vraag ik altijd door op de reden dat je met Notion wil gaan werken of als je Notion nog niet kent, waar je een oplossing voor zoekt. Hoe vaak ik dan hoor ‘Evernote/OneNote/Trello/noem maar op welk systeem is een puinhoop. Dus ik wil iets anders’. Oeps, heeft OneNote al je notities door elkaar heen gegooid, of heb je het zelf niet goed bijgehouden. Heb je er zelf niet een goede systematiek voor gekozen die je ook volgehouden hebt? Ik kan je één ding garanderen. Notion kan een heel fijn systeem zijn. Maar als jij er niet een beetje liefde ook in stopt, wordt ook Notion een georganiseerde chaos.
En nog even terug komend op de intro van dit blog. Waar gezegd wordt “Asana zorgt ervoor dat je al je deadlines haalt”. Daar kun je elk willekeurig ander systeem neerzetten. Maar het is dikke onzin. Een systeem doet jouw werk niet. Het is geen robot. Je kunt er wel voor zorgen dat je de juiste deadlines op het juiste moment ziet, zodat je er dan tijd voor kan inplannen om vervolgens op tijd het werk te doen. Kun jij weer fijn een actie met deadline afvinken!
