Hoe kun je prioriteiten aanbrengen in je to do lijst?
Wanneer je te veel stress hebt, omdat je druk bent, ben je vaak vooral druk in je hoofd. Belangrijk om dan alles op te gaan schrijven wat je nog moet en wil doen. Maar ja, dan heb je alles opgeschreven, staat die actielijst naar je te shinen en jij denkt alleen maar ‘waar ga ik nou beginnen?’.
Doordat ik zelf een aantal reumatische aandoeningen heb, heb ik periodes van meer energie. En periodes van minder energie. Minder energie is natuurlijk niet leuk, maar het heeft één voordeel, ik kom dan in een uberfocus modus. “Wat moet echt en wat kan wachten?”. Mijn conclusie is dan dat er best veel kan wachten ;-).
Hoe kun je nou zorgen dat je vanuit je lijst met acties kiest waar je gaat beginnen? In dit blog leg ik een aantal methodes uit om prioriteiten aan te brengen.
Methode 1: Eisenhower matrix
Deze methode is bedacht door, heel verrassend Eisenhower. De oud-president en generaal van Amerika moest veel gedaan krijgen in korte tijd. Hij kwam er achter dat de beleving van iemand anders over wat belangrijk is en wat urgent is een groot verschil opleverde.
Je kent vast wel die klant of vriend of whatever wie die tot het laatste wacht om zelf in actie te komen en dan van zijn urgentie, jouw urgentie maakt. Als je niet op let, wordt jij geleefd door spoedjes. Daar word je niet blij van!
Door voor je zelf heel helder te hebben wat jouw doel is, kun je aan de hand daarvan bepalen of de actie urgent en/of belangrijk is.
4 Kwadranten
Heb je bepaald of je actie urgent en/of belangrijk is, dan kom je in één van de kwadranten uit:
- Belangrijk en urgent, dan meteen doen. Voor deze acties zou je eigenlijk al je spullen uit je handen moeten laten vallen (bijna dan he… )
- Belangrijk, maar niet urgent, dan ga je het inplannen. Hang er een datum in en zorg dat je het op die datum doet. ZIjn er anderen betrokken bij deze actie, geef ze dan ook aan wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Dan is het voor iedereen duidelijk.
- Wel urgent, maar niet belangrijk. Als het voor jou niet belangrijk is, zul jij er zelf niet snel prioriteit van maken. Kijk dan of je het kan delegeren. Dit zijn vaak de acties die je al langer aan het uitstellen bent, waar je je vervolgens aan stoort bij jezelf. Dit komt omdat je de urgentie wel voelt, maar de belangrijkheid niet.
- Niet belangrijk en ook niet urgent, die acties kun je hard doorstrepen en in de prullenbak sodemieteren. Die moet je helemaal niet willen doen.
Methode 2: Impact x inspanning
Zelf heb ik een achtergrond in kwaliteitsmanagement binnen de levensmiddelen. Risicomanagement deed ik daar vrijwel dagelijks. De belangrijkste formule daarbij: kans x ernst, dat is het risico. Is de kans heel klein, maar gaat iemand er wel dood aan? Groot risico en veel acties om te voorkomen dat het gebeurt.
Met de Eisenhower methode, kunnen veel van je acties in het kwadrant “Plannen” uitkomen. Leuk, dan zit je alsnog met de vraag ‘welke acties ga je beginnen?’. Wat nou als je niet naar kans en ernst kijkt, maar naar hoeveel inspanning je moet leveren en wat de impact voor jou is? Het resultaat daarvan is je prioriteit.
Moet je veel inspanning leveren, maar levert het je weinig op? Niet te hoog op je prioriteitenlijst zetten. Kun je met weinig inspanning iets doen en afronden, wat je veel oplevert? Dan heel snel gaan doen. Dat is je laaghangende fruit, waar je veel profijt van hebt.
Score geven
Door de impact en de inspanning een waarde mee te geven, bijvoorbeeld “Laag”, “Midden” en “Hoog”, kun je vervolgens bepalen wat dan de prioriteit is voor jezelf. Doe je dit in Excel of tool als Notion, is het handig om iedere waarde zijn eigen cijfer te geven. Dat rekent nou eenmaal makkelijker. Hou er dan rekening mee dat de waarde “Laag” bij de inspanning gunstig is en bij impact juist niet. En voor “hoog” uiteraard andersom.
Methode 3: per project
De eerste twee genoemde methodes zijn gebaseerd op dat je de prioriteit berekend. Een andere methode die ik graag deel, is dat je kijkt naar je doel, welk projecten daarbij horen om je doel te halen en welke acties hebben daarmee dan prioriteit.
Je herkent het vast wel. Je wil tig dingen tegelijk doen. Ideeën heb je geen tekort aan, aan tijd juist wel. Alles tegelijk willen doen, is meestal niet het beste plan. Weet jij van jezelf dat je er juist heel blij van wordt om verschillende dingen door elkaar te doen, omdat je anders verveeld raakt, vooral doen dan. Als dat voor jou niet opgaat, kijk dan eens naar je doel. Heb je er meerdere, kies er dan één waar je de komende tijd je prioriteit aan wil geven. Wat is daarvoor nodig om dat doel te behalen? Schrijf het uit in projecten. En ook daar kies je er weer één van. Alle acties binnen dat project, hebben dan je hoogste prioriteit. Vaak kun je er wel een volgorde in aan brengen. Je kunt nou eenmaal niet eerst een blog publiceren, als je het nog niet geschreven hebt. Is de volgorde niet duidelijk? Begin dan met één actie, dan maakt kennelijk de volgorde ook niet uit. Rond die actie af en pak daarna de volgende.
Komt er een nieuw project op je pad, kies dan bewust of dit project nu al je aandacht vraagt? Of maak je eerst je lopende project af. Beiden kan, als je maar bewust kiest.
Proberen en bijsturen
Als je nog niet eerder met een methode hebt gewerkt, kan het even wennen zijn. Waarschijnlijk denk je nu zelfs “Dat kost me alleen maar meer tijd”. Doen en volhouden is het advies. Als je het 3 maanden volhoudt, wordt het een gewoonte en kost het je niet heel veel tijd meer. Dan zit het in je systeem. Geef het een kans om te kijken of het voor jou werkt en roep dat niet na één week, dat zou zonde zijn. Maar ga ook niet onnodig door, als het de methode niet fijn vindt. Kijk naar wat je niet fijn vindt en kijk of er een variant op mogelijk is die voor jou werkt. Daar gaat het uiteindelijk om. Niet of Eisenhower trots is op je.
