Je hebt bedacht om met Notion aan de slag te gaan. Je hebt dus een account aangemaakt … en ziet een witte pagina. PANIEK. Hoe ga je nu starten met Notion? Een stappenplan op basis van hoe ik zelf start met een project.
Wat is je doel met Notion?
Bedenk je eerst goed wat het doel is dat je met Notion wil bereiken. Wil je meer rust creëren? Verschillende tools kunnen skippen? Als je meer rust wil, wat maakt dan dat je dat nu niet hebt, waar zit de chaos voor je in? Andere tools skippen, prima. Om welke tools gaat het dan? Zet ze eens op een rijtje. De kans dat je enthousiast raakt over de mogelijkheden van Notion en daardoor steeds meer gaat doen, is groot. Zeker in het begin helpt het dan om terug te pakken naar je doel. Als je rust wil, ga dan niet helemaal los op design, maar focus je eerst op de inhoud.
Maak een mindmap van alle onderwerpen
Je kunt heel veel in Notion kwijt, daarmee nog belangrijker om een goede structuur aan te houden. Pak eens een groot wit vel, schrijf in het midden je doel op en daarom heen onderwerpen die je bedenkt om ook in Notion te zetten. Van het lijstje met tips om een keer te co-werken tot je klantenbestand.
In deze fase hoef je nog niet te denken aan ‘of dat wel kan in Notion’ of ‘hoe ga ik dat dan doen’.
Loop eens door je verkenner op je computer heen. Wat kom je allemaal aan lijstjes tegen? Welke onderwerpen maak je nu foto’s van om ze niet te vergeten (wat je vervolgens toch doet!)? Vergeet je notities-app op je telefoon ook niet. Wat sla je daar allemaal op?
Dat zijn allemaal onderwerpen die je uiteindelijk terug wil zien in je Notion waarschijnlijk.
Cluster je onderwerpen
Nu ga je de onderwerpen clusteren. Wat hoort er bij elkaar? Zie je hoofdonderwerpen waar je zaken onder kunt bundelen. Top! Dit kan een basisstructuur van je pagina’s zijn.
Een veel gebruikte methode is de P.A.R.A. methode van Tjago Forte. Bedenker van “Second Brain”. Waarbij P.A.R.A. staat voor Projects, Areas, Resources en Archive.
Zelf hou ik mij hier niet zo strikt aan, maar heb ik de volgende structuur bedacht. De geel gearceerd onderwerpen zijn mijn hoofdonderwerpen, de belangrijkste subonderwerpen heb ik met links eronder gezet. Maar er zit bij mij nog meer onder.
Het belangrijkste is dat je een structuur vindt uiteindelijk die voor jou werkt. Omdat je een pagina snel kan verplaatsen, is de structuur ook niet in steen gebeiteld. Omgooien is niet zo moeilijk, maar het geeft je wel sneller rust als je een structuur vindt die voor jou werkt. En dat maakt de kans weer groter dat je met plezier met Notion gaat werken.
Een homepage
Of overzichtspagina of hoe je het ook maar wil noemen. Maar mijn advies is sowieso om met 1 homepage te gaan werken. Daarop plaats je ergens, ik doe het eigenlijk altijd onderin, per hoofdonderwerp een pagina. Het voordeel van deze manier is dat je de sidebar minder nodig hebt en aangezien die vrij snel meer chaos geeft, wil je daar niet te veel gebruik van hoeven maken. Andere fijne bijkomstigheid, is dat je daardoor profiteert van meer ruimte in je scherm. Een derde voordeel is dat je verder in je Notion met Linked view van de originele database gaat werken. Daar iets van verwijderen? Geen probleem. Want de originele databases heb je op één plek bij elkaar staan.
Hoofdpagina’s vorm geven
Je kunt nu de hoofdpagina’s vorm gaan geven. Hierbij kun je kiezen om alles te gaan doen of je start bijvoorbeeld met één onderwerp. Zelf ben ik ooit begonnen om mijn projecten en acties in Notion te zetten vanuit Nozbe waar ik daarvoor nog mee werkte. Op die manier leerde ik Notion kennen en heb ik het steeds verder uitgebreid. Kijk hierbij ook weer eens terug naar je doel. Wat heb je daarvoor nodig?
Je gaat nu de databases verder vullen. Kun je relaties leggen tussen databases? Doe dat dan. Want niemand wil data 2x in hoeven voeren. Jij ook niet, toch?
Hieronder een afbeelding van hoe de pagina ‘acties’ er bij mij uitziet.
Homepage invullen
Laten we ervan uitgaan dat je nu bijvoorbeeld de pagina’s rond je acties en projecten hebt staan. Dan kun je kijken welke gegevens je daarvan op je homepage wil. Bijvoorbeeld alleen de acties die je vandaag te doen hebt en nog niet afgerond zijn. En je lopende projecten met het aantal openstaande acties. Je wil vast niet iedere keer je totale actielijst zien. Door filters en via Linked View of Database krijg je de gegevens te zien die je wil. Dit kun je met alle onderwerpen doen, die je in Notion hebt gezet.
Aan de slag en aanpassen waar nodig
Heb je een basis die aansluit bij je doel? Mooi, ga er dan vooral mee werken. Gaandeweg kom je gegarandeerd dingen tegen die handiger kunnen. Pas ze dan lekker aan. Maar… geef jezelf ook de tijd om eraan te wennen. We zijn nou eenmaal gewoontedieren en als je lang met bijvoorbeeld Trello of Evernote hebt gewerkt, dan is dit echt wel anders.
