In je bedrijf verzamel veel data. Zeker als je met Notion werkt, ga je stiekem steeds meer data gebruiken en verzamelen. Maar hoe zorg je nou dat je de juiste gegevens in beeld hebt en niet de gegevens die je niet hoeft te zien. En je dus niet laat afleiden, maar juist helpt bij je focus.
Dat kan in Notion makkelijk door een filter in te stellen.
In dit blog een aantal voorbeelden wanneer een filter handig kan zijn en ook waarom je het wil gebruiken.
Lees ook: Zo pas je filters toe in Notion
Filter toepassen op je acties
Ja je hebt een hele lange to-dolijst. Veel te lang, je word er moedeloos van zelfs. En hoe vaker je naar die lijst kijkt hoe chagrijnig er soms zelf van wordt. Dat wil je dus anders doen. Hoe je dat wil doen is door vandaag alleen de actie van vandaag te zien. En niet de actie van morgen, niet te acties voor overmorgen, niet acties over twee maanden en zeker niet acties over een half jaar.
Het feit dat je die winterbanden moet vervangen en dat je dat niet wil vergeten in september of oktober om een afspraak in te plannen. Daar wil je één keer over nadenken, noteren, juiste datum meegeven. En pas als het relevant wordt, wil je het in je actielijst voor die dag zien. Hoef je er in de tussentijd niet meer over na te denken.
Afgerond of niet?
Je hebt nu een aantal voorbeelden gezien van filteren op datum bij je acties, wat je natuurlijk ook nog kan doen is dat je de acties die je afgerond hebt, niet meer steeds in beeld wil hebben.
Stiekem ben ik zelf zo iemand die het fijn vindt om te zien op het eind van de dag, wat ik allemaal gedaan heb. Daarvoor zorg ik dat de filters zo staan dat ik dat wel kan zien maar wel verborgen in een toggle. Alleen als ik die open klap zie ik ze en kan ik even trots kijken wat ik die dag heb afgerond. Of niet … omdat ik te weinig heb gedaan en dan is het ook goed ;-).
Nog een derde optie is om je acties is bijvoorbeeld een label ‘bellen’ mee te geven. Op het moment dat je dan in de auto stapt of je bent op iemand aan het wachten, dan pak je je bellijst erbij. Op dat moment zie je dan heel snel die acties en verder niets.
Filters toepassen op je projecten
Binnen je projecten kun je verschillende categorieën hebben. Soms wil je alleen klant projecten zien, filter daar dan op. Of juist alleen de thema’s waar je momenteel aan werkt. Wat bedoel ik met een thema? Een thema is er voor mij een intern project ‘werken aan je bedrijf’. Hoe je het zelf wil noemen, be my guest. Maar het zijn hoe dan ook niet je projecten voor je klant. Dat onderscheid in projecten wil je wel hebben. Ga je op een workaction naar Frankrijk, dan wil je alleen de ‘werken aan je bedrijf’ projecten zien. Laat je die klanten even links liggen (kunnen ze best aan!).
Ook hier geldt, projecten die je afgerond hebt, hoef je niet meer te zien. Behalve misschien in jaarlijkse terugblik welke projecten want wel interessant om even terug te blikken op welke projecten afgerond hebt. Stiekem is dat namelijk vaak meer dan je had gedacht.
Maar jij kent het ook vast wel, dat je als ondernemer van die projecten hebt die je waar je nu geen tijd voor hebt maar ook niet echt uit het oog wil verliezen. Zorg er dan voor dat je zo’n idee een label mee geeft ‘misschien/ooit/toekomst’. Met het juiste filter pak je deze ideeën één keer per kwartaal eens bij en kijk eens welke je wil gaan oppakken. Op deze manier helpen filters jou aan de juiste focus.
En op je CRM
Je CRM oftewel Customer Relationship Management systeem. Ook daarbij is het handig om met filters te werken. Heb je ‘sales’ op het programma staan, dan hoef je niet een lijst met je huidige klanten te zien. Dan wil je alleen je leads zien. Sommige klanten van mij werken met een categorie ‘ideale klant’. Anderen noemen het hun ‘wishlist’. Die lijst wil je regelmatig in beeld houden, zodat je op de juiste momenten daarop kan aanhaken.
Maar juist als je wat rustiger krijgt, kan het ook wat verdomd interessant zijn om uit je klantenbestand te zien, welke al een tijdje niet meer actief zijn. Kun je weer eens bellen hoe het met ze gaat.
Door de juiste categorieën aan te maken kun jij zelf bepalen welke wanneer je wel zien. Wil je op het einde van het jaar een kerstgeschenk opsturen? Dan wil je niet op dat moment nog door je hele CRM heen hoeven. Maar met een filter precies zien welke klant zijn geweest in het afgelopen jaar.
Lees ook: zo werken databases in Notion
Garbage in is garbage out
Met filters werkt het zoals in veel IT systemen, garbage in is garbage out. Oftewel, stop je er niet de juiste gegevens in. Dan haal je er nooit de juiste gegevens uit.
Dus bedenk je van te voeren wat je er uit zou willen halen en zorgen dat je die data op de juiste manier in Notion of in welk ander voor je ik management systeem systeem zetten.
Als jij het fijn vindt om een bellijst te kunnen maken, zorg dan dat je die acties een label meegeeft. Zodat je daar op kan filteren.
Bonustip voor Notion gebruikers
En als laatste een bonustip voor de mensen die met Notion werken. Als je dat doet, heb je waarschijnlijk een crm en een projectenlijst. Door deze via een relation aan elkaar te koppelen, zie je welke projecten je voor welke klant gedaan hebt. Maar het filter wil je niet steeds handmatig aan passen. Dan maak je een template aan voor een nieuwe klant. Daarin filter je bij projecten op de naam die je het template voor de nieuwe klant hebt gegeven. Als je dan echt een nieuwe klant aanmaakt en het template kiest, gebeurt het bijna magische. Het filter past zich aan en laat de projecten van je nieuwe klant zien.
